Come creare un piano di continuità operativa.

E’ buona norma avere un piano in atto per proteggere L’ azienda, i dipendenti ed i clienti in modo da esser pronti a rispondere in caso di eventi inaspettati.

Il miglior punto di partenza è la creazione di un piano di continuità aziendale.

Che si tratti di un disastro naturale, di un arresto forzato o di carenze nella catena di approvvigionamento, eventi imprevisti possono avere un impatto notevole sulle attività.

Perché creare un piano di continuità aziendale?

Le catastrofi possono avere un impatto notevole sulle catene di approvvigionamento, sulle entrate, sui dipendenti e sul modo in cui opera l’azienda. Sebbene non sia possibile impedire il verificarsi di catastrofi, è possibile essere pronti ad assicurarsi che la propria azienda possa resistere a tutte le sfide che si presentano.

Inoltre, la creazione di un piano di continuità aziendale garantisce che tu, il proprietario dell’azienda, non sia il solo a raccogliere i pezzi quando si verifica un evento inaspettato. Mettere il tuo piano per iscritto, assemblare un team e comunicare efficacemente questo piano significa che tutte le parti possono entrare in azione nel momento in cui vi è la necessità, risparmiando tempo ed energia critici.

Passaggi per poter redigere un piano di continuità aziendale.

Determinare i rischi per l’azienda.

Il tuo obiettivo nello scrivere questo piano non è predire il futuro. Il tuo obiettivo è scoprire vulnerabilità e dipendenze che potrebbero essere interrotte e quali impatti (finanziari e non) ci si può aspettare di vedere.

Tuttavia, se ci sono catastrofi specifiche che la tipologia di business, la posizione geografica o la catena di approvvigionamento vedono spesso, va tenuto certamente in conto quando si mette insieme il piano di continuità aziendale. Se accadono abbastanza spesso, magari il voler sviluppare un piano specifico per quegli scenari potrebbe essere l’approccio giusto.

Elencare le aree di interesse.

Una volta individuate le maggiori minacce per l’ attività, andremo ad organizzare il piano in base alle aree di interesse fondamentali per essa.

Alcuni di questi potrebbero includere:

Supply Chain

Finanza

Luoghi fisici in cui si svolge normalmente il business

Spedizione e logistica

Clienti

Questo piano dovrebbe essere molto specifico , assicurandosi di includere qualsiasi altro dettaglio indispensabile per mantenere operativo il business.

Determinare la durata del tempo.

Prima di iniziare a creare il piano, è necessario decidere il periodo di tempo che si desidera coprire. Ad esempio il ciclo fiscale o la stagionalità o meno del business in oggetto. Non esiste un periodo di tempo adeguato per la copertura di un piano di continuità operativa. Questa decisione è specifica per il business per il quale andremo a stilare il piano.

Creare un piano per ogni focus area.

Supply Chain : elencare quali forniture specifiche sono necessarie per mantenere le operazioni per il periodo di tempo stabilito per il piano. Elencando anche i fornitori per questi articoli e le informazioni di contatto per ciascuno di essi

Finanze: i dettagli delle attività finanziarie del business determinandone la liquidità in caso di emergenza.

Dati i beni finanziari e la lista dettagliata delle spese, si può determinare dove effettuare tagli e aree che continueranno ad essere finanziate. Quindi e’ necessario valutare per quanto tempo si può rimanere operativi in considerazione di queste azioni. In questa sezione possiamo anche elencare tutti i contatti finanziari e chi dovrebbe essere contattato per cosa durante un’emergenza.

Luoghi fisici: elencare tutte le posizioni fisiche in cui si svolge il lavoro. Ciò include uffici, spazi di stoccaggio e posizioni retail. Il piano dovrebbe includere piani di backup nel caso in cui si dovesse chiudere una di queste sedi e qualsiasi successiva modifica della logistica per merci o dipendenti.

Spedizione e logistica: qui verranno dettagliati i piani di backup per i flussi di spedizione e logistici attuali se vengono interrotti. Inoltre, sarebbe utile dettagliare uno scenario in cui la spedizione o la consegna è il principale mezzo di distribuzione se lo stabilimento non è operativo.

Clienti: un piano d’azione per comunicare ai clienti eventuali cambiamenti dovuti a situazioni straordinarie. Bisogna essere sicuri che i clienti sappiano dove possono rintracciare l’azienda , come i servizi potrebbero essere cambiati o eventuali modifiche stiamo apportando per tenerli al sicuro.