L’azienda può controllare le email dei dipendenti?

Leggere le mail dei dipendenti è violazione della privacy: il datore di lavoro può controllare le email del personale solo previa comunicazione, in caso contrario ne viola il diritto alla vita privata.

Prima di capire se l’azienda può controllare le email dei dipendenti occorre fare una distinzione che sembra solo scontata: per mail dei dipendenti si intendono solo gli indirizzi di posta elettronica con account di proprietà dell’azienda (esempio:nome.cognome@nomeazienda.it) e non gli account personali, benché accessibili dal computer aziendale via web mail o client di posta elettronica.

Per questi account ci sono numerose sentenze che stabiliscono come le email personali siano intoccabili e inaccessibili, pena la commissione di un reato e la violazione delle regole costituzionali sul segreto della corrispondenza. E questo vale anche nel caso in cui il controllo della posta elettronica da parte dell’azienda sia dettato dalla prevenzione o repressione di reati o comportamenti ai danni dell’impresa.

Quando l’azienda può controllare la posta elettronica aziendale dei dipendenti.

Limitato il discorso alla posta elettronica aziendale,il controllo delle email dei dipendenti è sempre un’illegittima intrusione nella privacy e una violazione del diritto alla vita privata e alla corrispondenza.

Tuttavia se il dipendente è informato del possibile controllo e con alcuni vincoli, l’azienda può accedere e leggere la posta elettronica aziendale dei suoi lavoratori.

I limiti imposti al datore di lavoro che voglia accedere alle email dei dipendenti sono:

Avvisare il Dipendente.

La possibilità di accedere alla posta elettronica aziendale deve essere previsto nel contratto di lavoro o riportato sul regolamento aziendale.

Chiaro su come e perché si può eseguire il controllo della posta elettronica aziendale.

Controllare delle email non può superare i limiti imposti dalla finalità del trattamento.

Possono essere lette solo le mail attinenti l’attività aziendale e non quelle con account aziendale ma di natura privata.

Il datore di lavoro deve consentire la “tracciabilità dei controlli”, in modo da rendere chiaro quanti e quali email sono state monitorate, per quanto tempo, e quante persone hanno avuto accesso ai risultati della sorveglianza.

In assenza della comunicazione preventiva o di uno qualsiasi dei predetti punti ogni controllo è vietato.